“IT-samarbejde bygger på gensidig tillid
– og forståelse”

Hanne Sparre, Økonomiansvarlig hos RAVN A/S

RAVN A/S er en ordreproducerende værktøjs- og maskinfabrik med mere end 40 års historie inden for et meget bredt virkeområde.

Vores flow er ofte født af kundernes behov, da vi fremstiller alt fra enkeltstyksemner til masseproduktion. Af samme årsag lægger vi stor vægt på et tæt samarbejde med alle vores udvalgte leverandører, da fleksibilitet og leveringssikkerhed er altafgørende.

Det samme gør sig naturligvis gældende for vores IT-leverandør. Som i alle andre virksomheder, er både opgavernes omfang og kompleksitet steget med tiden, ikke mindst på grund af den store variation i ordrer. Det stiller meget store krav til IT-systemerne, hvor vi har behov for et samlet overblik.
Alting står stille uden IT

Hos RAVN A/S bruger vi IT på tværs af administration og produktion. Hele vores produktionsanlæg står i bund og grund stille, hvis vores IT ikke fungerer. Tegne- og maskinprogrammer ligger på vores servere, ordrer glider ind via e-mail og oprettes elektronisk. Ordreoversigten opbevares elektronisk sammen med lagerstyring og materialeoversigter ligesom tidsregistrering i vores systemer, er en nøglefaktor for at kunne udregne de rette kostpriser.

Kort sagt efterlades vi ukampdygtige uden IT, og derfor er pålidelig drift og samspil mellem systemernes opbygning alfa og omega. Det ansvar har vi overladt til Søren fra DataFacility – og det har vi ikke i et sekund fortrudt.

Ramt af lynet: Servernedbrud efter tordenvejr
En fredag lige over middag: Her slår lynet ned i dobbelt forstand. Det er ved at være weekend, og vores server kører dens planlagte backup, hvilket den gør hver anden time. Et kraftigt tordenvejr gør, at lynet slår ned og ødelægger vores server midt under backupproceduren, hvormed data også går tabt. Serveren lugter af røg og føles varm. Der er noget galt.

Allerede omkring kl. 13 er Søren fra DataFacility ankommet. Han tager serveren under armen og tager den med hjem til ”weekend”. Det viser sig, at harddisken er ødelagt, men heldigvis har en programmør arbejdet på serveren samme dag og oprettet en lokal backup på sin computer. Den ligger Søren over på sin egen server, som vi får lov at låne. Han arbejder hele weekenden og kører sidste test om søndagen.

Søndag eftermiddag lyder ordene ”nu vil jeg holde weekend”. Søren har arbejdet helt udover det forventede, for at vi kunne være i drift igen mandag. I en sådan situation kan det næsten ikke beskrives, hvor værdifuldt det er med en IT-samarbejdspartner, som forstår at træde i karakter. I dag kører vi stadig på Søren server men foretager backup via en cloud løsning. Målet er, at vi på sigt skal køre vores servertjenester 100% cloudbaseret.

Konvertering til nyt IT-system
Det er ikke kun ved lynnedslag, DataFacility har vist deres værd. Frem til december 2018 anvendte vi en C5-løsning med produktions- og lagerstyring på en specialplatform til vores system. Men de gik konkurs.

Spørgsmålet blev hurtigt, hvordan vi først og fremmest kunne sikre vores C5-licenser, og hvordan vi kunne finde en ny systemløsning?

Søren hjalp hurtigt med at sikre, at vores licenser fortsatte, da de kørte over i Microsofts univers. Microsoft kunne også tilbyde en systemløsning, men desværre kun i form af en meget dyr SAP-platform til et beløb, vi ikke ville ofre.

Igen kunne vi trække på Søren og fik kendskab til Tracelink, som han havde erfaring med. Vi nåede beslutningen om at overgå dertil i april måned, og omkring juni kunne skiftet lade sig gøre. I den forbindelse har Søren hentet så mange data som muligt i det gamle C5 for at integrere dem i det nye Tracelink. Opgaven var dog ikke let, da struktur, logik og filplaceringer gav panderynker. F.eks. var der ikke klar struktur imellem helt basale områder som kost- og salgspriser, placering af styklister, kommentarer osv. Heldigvis er langt det meste kommet med over – efter hård kamp.

Vores erfaring med Tracelink er, at de er imødekommende og gode til at handle her og nu, når vi har nye ønsker til vores materiale- og produktionsstyring. Derfor er vi glade for valget, selvom vi gerne ville have haft bedre tid til at rydde op i det gamle system forud for det påkrævede skifte. Søren har ligeledes hjulpet os over i e-conomic som økonomisystem, og vi kan takke hans netværk, erfaring og generelle viden for en samlet velfungerende løsning til drift og økonomi.​

Hvis jeg skulle give et godt råd omkring IT
Brug en IT-leverandør, der kender jeres hus. Én med indsigt i systemernes opbygning og samspil. Det er her, I virkelig kan få hjælp, når det gælder.

Vælg en person, der er der i hverdagen, men også når hverdagen vælter, og der skal tages hånd om udfordringer eller deciderede kriser.

For os handler det meget om tillid og forståelse. Vores IT-leverandør har adgang til det mest hellige, fordi vi er helt blottede og ukampdygtige, hvis vores IT pludselig svigter. I sådan en situation ved vi, at vores mand hurtigt sætter himmel og jord i bevægelse for at servicere sine kunder. Den tryghed er uvurderlig.